Tipp: Seminardetails richtig konfigurieren
Je genauer Sie die Angaben bei den Seminardetails einpflegen, desto genauer werden auch die Hotelangebote, die Sie erhalten. Des Weiteren sparen Sie sich viel Zeit, denn wenn erst nachträglich die Details bekannt gegeben werden, müssen ggf. neue Angebote erstellt und bei größeren Änderungen erneut die Kapazitäten geprüft werden. Dann kann es auch vorkommen, dass Ihr Wunschhotel leider doch keinen zusätzlichen Raum verfügbar hat. Klären Sie also gleich vor der Hotelsuche alle Details!
Wie Sie die Seminardetails bei seminargo eingeben, zeigen wir nachfolgend:
Sobald Sie Ihre Suche gestartet haben und auf unserer Suchmaske die ersten Details eingegeben haben, kommen Sie zum Hotellister und finden links diese Anzeige. Hier klicken Sie auf "Jetzt Seminardetails konfigurieren", um weitere Eckdaten einzugeben.
Zuerst öffnet sich der Tab "Übernachtungen & Tagesgäste". Was sind Tagesgäste? Seminarteilnehmer, welche nicht im gebuchten Hotel nächtigen, sondern nur tagsüber beim Seminar dabei sind. Hier geben Sie die genaue Zimmer- und Personenanzahl pro Tag ein. Rechts wird Ihnen die Gesamtanzahl pro Tag angezeigt. (1 Doppelzimmer = 2 Personen; Tagesgäste nur eingeben, wenn es Teilnehmer ohne Übernachtung gibt.)
Im zweiten Tab "Seminarraum-Details" werden allen wichtigen und notwendigen Infos zum Seminarraum bzw. auch zu den Gruppenräumen - sofern angefragt - eingegeben. Geben Sie die gewünschte Bestuhlungsform immer mit an. --> Die Kombination der Personenanzahl und Art der Bestuhlung ist ausschlaggebend für die Raumgröße. Wenn Sie zusätzliche Gruppenräume anfragen, so geben Sie auch hierfür die geplante Personenanzahl und Bestuhlungsform bekannt.
Falls nur Gruppenarbeitsmöglichkeiten benötigt werden, so muss dies nicht als separater Raum anlegt werden. Dann geben Sie dies bitte ganz unten bei "Kommentar zu Seminarraum-Details" ein. Was sind Gruppenarbeitsmöglichkeiten? Öffentlich zugängliche Bereiche wie z.B. Kaffeepausenbereich, Lobby o.ä.
Auch zusätzliche Technik, welche nicht vorgegeben ist, kann im Kommentarfeld eingetragen werden.
seminargo Experten-TIPP: Nutzen Sie die Funktion "Einstellung für alle Seminartage duplizieren". Wenn Sie an allen Tagen die gleiche Seminarzeiten, Bestuhlung und Technik benötigen, können Sie so viel Zeit bei der Eingabe sparen.
Im dritten Tab "Unterkunft & Verpflegung" können Sie gerne schon die genauen Pausenzeiten bekanntgeben. Warum kann man "Seminargast" wegklicken? Es gibt immer wieder Veranstaltungen, wo Begleitpersonen dabei sind, dann können Sie das Häkchen weggeben, da diese Personen in der Regel keine Kaffeepausen konsumieren. Sofern diese Person aber beim Abendessen dabei sind, muss dies auch angeklickt werden.
Sie haben die Möglichkeit, für Ihre Seminargruppe eine All-Inclusive-Pauschale zu buchen. Was ist hier inkludiert? Mit diesem Package werden alkoholfreie Getränke (Wasser und Fruchtsaft) im Seminarraum sowie auch bei den Mahlzeiten (Mittag- und Abendessen) eingestellt und pauschal verrechnet. So können Sie die finalen Gesamtkosten noch besser planen.
Ganz unten haben Sie mit dem Kommentarfeld "Sonderwünsche" die Möglichkeit, noch weitere Infos zur Verpflegung bekanntzugeben. Das kann die Bekanntgabe von Allergien oder Unverträglichkeiten sein, aber auch, wenn Teilnehmer erst später dazustoßen/früher abreisen und daher nicht alle Kaffeepausen oder Mahlzeiten konsumieren.
seminargo Experten-TIPP: Geben Sie die Eckdaten anhand der vorgegebenen Möglichkeiten ein, so erhalten Sie den richtigen Gesamtpreis. Wenn Sie die Details nur ins Kommentarfeld schreiben, wird dies bei der automatischen Berechnung nicht berücksichtigt!
Im letzten Tab "Datei-Upload" haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Informationen hochzuladen. Das können Skizzen/Bilder besonderer Bestuhlungswünsche oder ein zusätzlicher, detaillierter Ablaufplan sein. Folgende Dateiformate können hochgeladen werden: BMP, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG & PNG.
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