Was sind hybride Meetings?

 

Mit der Corona-Krise wurde auch die Seminarhotellerie auf eine harte Probe gestellt. Hotels mussten geschlossen werden, die Mitarbeiter der Firmen waren im Homeoffice. Und auch wir stellen uns die Frage, wie der neue Alltag im Seminarbereich ausschauen wird.


Eine Art von Seminar, die es ermöglicht, alle Teilnehmer – egal ob vor Ort oder digital – zufriedenzustellen, ist das hybride Seminar. Worum handelt es sich hier? Grundsätzlich ist dies ein Meeting, an dem ein Teil der Teilnehmer im Seminarraum sitzt und die andere Hälfte von zuhause aus teilnimmt.

 

Wir haben allerdings festgestellt, dass es noch mehr Arten von hybriden Seminaren gibt. Folgend möchten wir diese Varianten, die Herausforderungen und mögliche Lösungen vorstellen. Seminarhotel Wien

 


Variante 1: Trainer zuhause & Teilnehmer im Seminarraum
 

Gründe:

  • Reisebeschränkungen: Aufgrund von Beschränkungen ist es dem Trainer nicht möglich, zum Seminar zu reisen
  • Lange Anreise: Der Weg zum Hotel ist zu lange bzw. der Trainer ist international tätig

 

Herausforderungen:

  • Fehlender Trainer vor Ort: Dieser gibt nicht nur Wissen weiter, sondern leitet die Gruppe auch vor Ort. Er schickt sie in die Pause, gibt Anweisungen, ist für Fragen da und achtet auf Gruppendynamiken

 

Mögliche Lösungen:

  • Genauen Zeitplan und Regeln vorab gemeinsam festlegen (Selbstdisziplin der Teilnehmer)
  • Moderator vor Ort, der die Gruppe leitet: Dies kann ein Co-Trainer oder der Seminarbetreuer des Hotels sein
 

Variante 2: Trainer im Seminarraum & Teilnehmer zuhause
 

Gründe:

  • Fehlende Technik zuhause: Manche Trainer benötigen für ihre Vorträge spezielle Technik, viel Platz, Moderatorenkoffer usw., die nur im Seminarraum verfügbar ist
  • Internationale Teilnehmer: Diese können wegen der langen Anreise oder möglicher Reisebeschränkungen nicht extra zum Seminar fliegen
  • Zeiteffizienz: Auch Teilnehmer aus Österreich haben eine längere Anreise und nehmen deshalb aus der Ferne aus teil

 

Herausforderungen:

  • Kombinieren von unterschiedlichen Bedürfnissen: Dadurch, dass die Teilnehmer von zuhause aus teilnehmen, ergeben sich unterschiedliche Situationen. Dass ein Teilnehmer unbeabsichtigt die Mittagspause länger nimmt, ist für seine Kollegen mit Warten verbunden und natürlich nervig
  • Internetverbindung: Teilnehmer mit schlechter Internetverbindung können teilweise gar nicht daran teilnehmen und werden benachteiligt

 

Mögliche Lösungen:

  • Genauen Zeitplan vorab festlegen: Der Trainer sollte vorab Pausenzeiten klären und auf die Wünsche der Teilnehmer eingehen. Dann sollten sich aber alle daran halten.
  • „Notfallplan“: Eventuell könnte von der Firma eine Bestätigung über die Internetverbindung verlangt werden. Mitarbeitern, denen dies nicht möglich ist, erhalten dann z.B. einen Internet Stick

 

Variante 3: Trainer im Seminarraum & Teilnehmer zur Hälfte im Seminarraum, zur Hälfte zuhause
 

 

Gründe:

  • Gesetzliche Beschränkungen: Aufgrund dieser darf nur eine gewisse Anzahl von Leuten im Seminarraum sein, die andere Hälfte arbeitet von zuhause aus mit
  • Ängstliche Teilnehmer: Manche Teilnehmer bevorzugen es, beim Seminar nicht vor Ort, sondern vom Home Office aus mitzuarbeiten
  • Internationale Teilnehmer: Diese können wegen der langen Anreise oder möglicher Reisebeschränkungen nicht extra zum Seminar fliegen

 

Herausforderungen:

  • Kombinieren von unterschiedlichen Bedürfnissen
  • Einbindung der Teilnehmer: Jeder – egal, ob zuhause oder im Seminarraum – sollte gleich eingebunden werden und teilnehmen können
  • Inhalte: Entsprechende Aufbereitung der Inhalt, dass beide Gruppen an Teilnehmern gut teilnehmen können
  • Interaktion: Diese sollte zwischen dem Trainer und allen Teilnehmern, aber auch zwischen den Teilnehmern im Seminarraum und denen zuhause gewährleistet sein

 

Mögliche Lösungen:

  • Genauen Zeitplan vorab festlegen: Der Trainer sollte vorab Pausenzeiten klären und auf die Wünsche der Teilnehmer eingehen. Dann sollten sich aber alle daran halten
  • Tools: Verwendung von unterschiedlichen Tools, um jeden teilhaben zu lassen

 

Sie kennen jetzt die unterschiedlichen und häufigsten Arten von hybriden Meetings. Aber was sind denn eigentlich die Vorteile? Und gibt es eventuelle Nachteile?

 

 Vorteile:

  • Keine Platzbeschränkungen: Große Anzahl von Teilnehmern aus aller Welt möglich
  • Reisewege & -kosten fallen weg -> so wird auch der CO2-Ausstoß reduziert  
  • Stream kann gespeichert werden
  • Transkription: Durch spezielle Software kann das Gesagte verschriftlicht werden

 

 Nachteile:

  • Unterschiedliche Motivation der Teilnehmer: Je nachdem, ob diese von zuhause aus oder vor Ort teilnehmen, kann diese unterschiedlich ausfallen 
  • Persönliche Interaktion der Teilnehmer fällt weg
  • Technische Anwendungen teilweise teuer und umständlich
  • Nötiges Equipment: Ohne einen guten Laptop bzw. Computer und eine stabile Internetverbindung ist eine Teilnahme nicht möglich

 

  Grundvoraussetzungen:

Sobald Sie überlegen, Ihre Veranstaltung als hybrides Meeting durchzuführen, sollten die Grundvoraussetzungen überprüft werden:

  • Technische Mittel: Kamera, Mikrostation, Splitter, schnelle und stabile Internetverbindung (Informieren über Aufstockung der Bandbreite) -> Testen der Systeme vorab und von allen Teilnehmern
  • Generell: Aufrechte Interaktion zwischen allen, Einfachheit, alle Teilnehmer einbinden, Verfügbarkeit, Datenschutz, unbegrenzte Anzahl von Teilnehmern, Aufzeichnung für spätere Zwecke, Speicherung der erarbeiteten Materialien


  Unsere Tipps:

Auch im Bereich der Interaktion zwischen dem Trainer und den Teilnehmern sowie unter den Teilnehmern kann es so einigen Herausforderungen kommen. Folgend noch unsere Tipps, wie Sie als Trainer bzw. Vortragender diese Hindernisse ganz leicht überwinden können.

 

  • Bei kleinen, firmeninternen Seminaren: Wissen alle, wer anwesend ist? Wissen alle, wer online und wer im Raum teilnimmt?
  • Bei größeren, firmenübergreifenden Seminaren: Wie viele Teilnehmer sind anwesend? Wie viele im Raum? Wie viele von zuhause?
  • Für die Leute, die online teilnehmen: Kommentare und Fragen der Teilnehmer vor Ort wiederholen, sodass alle eine Ahnung haben, was gesagt wurde.
  • Wichtiges zusammenfassen: Möglicherweise gibt es nur ein Mikrofon im Raum, welches ganz vorne steht. Durch das kurze Zusammenfassen kann jeder ganz leicht mitkommen.
  • Fragerunde zwischendurch oder zum Schluss: Zuerst auf die Leute, die nicht physisch anwesend sind, eingehen; erst dann zu den Leuten im Seminarraum kommen. Der Grund dahinter ist, dass sich im umgekehrten Fall eine lebhafte Diskussion im Raum bildet und sich die Teilnehmer, die virtuell teilnehmen, ausgeschlossen fühlen.
  • Gruppendynamiken: Beachten, dass manche Teilnehmer im Raum die Teilnehmer zuhause vielleicht beneiden und sich denken, dass diese zuhause weniger arbeiten müssen. Umgekehrt können sich die Teilnehmer zuhause ausgeschlossen fühlen.

 

 

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